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Das neue Nachweisgesetz verlangt, dass Arbeitnehmer über die wesentlichen Vertragsbedingungen bedeutend umfangreicher als bisher und schriftlich informiert werden müssen.

Was bedeutet Schriftform? Was ist der Unterschied zur Textform?

Zwischen Textform und Schriftform besteht ein deutlicher Unterschied. Textform bedeutet, dass ein Anliegen schriftlich verfasst werden muss. Hierbei ist es egal, ob dies per Brief, Fax oder E-Mail versandt wird. 

Bei der Schriftform ist ein persönlich unterschriebenes Dokument vorgeschrieben. Dieses muss persönlich ausgehändigt oder per Brief verschickt werden. Ein Dokument bei dem eine Signatur eingesetzt und dann gemailt wird, reicht nicht. Das Schriftstück muss tatsächlich von Hand unterschrieben werden.

Welche Inhalte sind zukünftig schriftlich zu dokumentieren?

Ergänzend zum bisherigen Nachweisgesetz sind zukünftig schriftlich zu dokumentieren:

  • vereinbarte Arbeitszeit
  • vereinbarte Pausenzeiten
  • eine Vereinbarung über die freie Wahl des Arbeitsortes (z.B. Remote-Work)
  • unter welchen Voraussetzungen Überstunden angeordnet werden können
  • Angaben zur Vergütung von Überstunden
  • genaue Aufgliederung des Entgelts inklusive Boni, Prämien, Sonderzahlungen, Zuschläge (z.B. für Wochenendarbeit, Arbeit nach 20 Uhr), Zulagen etc., getrennt und mit Fälligkeit der Auszahlung
  • Art der Auszahlung
  • Dauer der vereinbarten Probezeit
  • bei Schichtarbeit: das Schichtsystem, der Schicht-/Wechselrhythmus, die Voraussetzungen zur Möglichkeit der Schichtänderung
  • ein eventueller Anspruch auf vom Arbeitgeber gestellte Fortbildungen

Gilt das neue Nachweisgesetz auch für bestehende Arbeitsverträge?

Für Arbeitsverträge die bereits vor dem 1.August 2022 bestanden haben gilt:

Auf Aufforderung des Mitarbeiters muss der Arbeitgeber das Schriftstück mit den geforderten Angaben aushändigen.

Was gilt bei Änderungen eines bestehenden Vertrages?

Sobald wesentliche Vertragsbedingungen geändert werden, müssen diese nach dem neuen Nachweisgesetz am Tag an dem die Änderung wirksam wird, dem Arbeitnehmer schriftlich vorliegen. Ausgenommen sind lediglich Änderungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen.

Achtung: Änderung bei Aushilfen

Bisher waren vorübergehend eingestellte Aushilfen (bis zu einem Monat) von einer Nachweispflicht ausgeschlossen. Ab 1. August 2022 sind auch diese von der Nachweispflicht erfasst

Welche Änderungen gibt es bei Kündigungen?

Das neue Schriftformerfordernis betrifft auch die Kündigung. Hier muss sich auch der Arbeitnehmer an die Anforderungen halten. Zusätzlich muss die Kündigung die Kündigungsfrist und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage enthalten.

Sollte also der Hinweis auf die Drei-Wochen-Frist fehlen, könnte dies einen Anspruch des Arbeitnehmers auf Schadensersatz auslösen, wenn er die Frist verstreichen ließ und er nicht auf diese Frist hingewiesen wurde. Es wird sich zeigen wie die Gerichte diese Konstellation werten werden.

Regelungen für Leiharbeiter durch das Nachweisgesetz

Der Entleiher ist verpflichtet, bei ihm beschäftigte Leiharbeitnehmer über einen frei werdenden Arbeitsplatz zu informieren.

Äußert ein Leiharbeiter nach einer Überlassung von mindestens sechs Monaten gegenüber dem Entleiher den Wunsch nach einem direkten Arbeitsvertrag, muss der Entleiher innerhalb eines Monats schriftlich und mit Begründung antworten.

Gilt das neue Nachweisgesetz auch für Praktikanten?

Hierzu findet sich in § 1 des Nachweisgesetzes

“Praktikanten, die gemäß § 22 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes als Arbeitnehmer gelten, sind Arbeitnehmer im Sinne dieses Gesetzes.”

Welche Strafe gibt es für Arbeitgeber bei Verstoß gegen das Nachweisgesetz?

Bei nicht korrekter, nicht vollständiger oder nicht rechtzeitiger Umsetzung des neuen Nachweisgesetz können Arbeitgeber mit einem Bußgeld bis zu 2.000,00 Euro belangt werden.

Was sollten Arbeitgeber jetzt unbedingt tun?

  1. diese Information an alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die mit der Ausstellung von Arbeitsverträgen oder der Kündigung von Mitarbeitern zu tun haben senden
  2. Prozesse im Unternehmen umstellen, so dass Arbeitsverträge handschriftlich unterschrieben und persönlich übergeben oder per Post verschickt werden
  3. alle Arbeitsverträge um o.g. Punkte ergänzen. Besser und sicherer wäre es, die Vorlagen zu den Arbeitsverträgen rechtssicher anpassen lassen und auf alle Vorgaben überprüfen lassen 

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